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El protocolo de voz sobre Internet (VoIP) es casi esencial para las comunicaciones comerciales modernas. Aún así, es probable que muchos profesionales se pregunten «¿qué es VoIP?» — ya sea que se refieran a lo que significa VoIP o a qué tecnologías más antiguas reemplaza.
Para abordar estas preguntas y más, profundicemos en la información sobre los sistemas telefónicos VoIP. También lo ayudaremos a considerar qué versión de voz sobre IP beneficiará mejor a su empresa.
¿Qué es VoIP?
«VoIP» significa «Voz sobre Protocolo de Internet». Es un software que envía y recibe llamadas de voz a través de Internet, a menudo en lugar de una línea telefónica tradicional.
La tecnología VoIP generalmente funciona a través de servicios o software, con mayor frecuencia en su computadora, teléfono inteligente o un teléfono VoIP dedicado. Este software traduce los sonidos recibidos en una señal digital y la envía a través de Internet al dispositivo del otro extremo.
Son estos factores de múltiples dispositivos y una conexión a Internet los que diferencian VoIP de la telefonía fija tradicional. Mientras que la telefonía analógica limita a los usuarios a un teléfono físico enchufado, la voz sobre IP permite realizar llamadas desde una variedad más amplia de dispositivos. Es esta distinción lo que hace que VoIP sea tan flexible, especialmente para una oficina con una gran red de área local.
Aunque tendemos a pensar en VoIP como un nuevo invento, en realidad ha estado en uso desde la década de 1990. Primitivos según nuestros estándares, los primeros servicios de VoIP enviaban señales de voz a través de conexiones de acceso telefónico o cableado de cobre, lo que resultaba en una calidad de audio más baja.
Sin embargo, a medida que las conexiones de banda ancha de alta velocidad estuvieron más disponibles, esta tecnología se volvió más robusta y más accesible para los usuarios promedio. A estas alturas, se ha vuelto mucho más común en los contextos comerciales y personales cotidianos.
Ahora, VoIP es la herramienta de comunicación predeterminada en todas partes, con conceptos como softphone, telefonía IP y teléfono VoIP como pilares en los léxicos comerciales.
¿Cómo funciona VoIP?
Aunque cubrimos el flujo básico de cómo funciona VoIP en la definición anterior, la forma real en que funciona es más compleja.
Paso 1. Establecer una conexión a Internet
Debido a que VoIP solo funciona a través de una conexión a Internet, primero deberá conectar el dispositivo que desea usar a Internet. Esto puede suceder a través de una conexión Ethernet o, más comúnmente, una conexión Wi-Fi. En el caso de los smartphones, también será suficiente una conexión de datos 4G o 5G.
Paso 2. Inicie una llamada con la aplicación VoIP
Una vez que se establece una conexión a Internet confiable, puede usar una aplicación de VoIP para iniciar una llamada telefónica. Desde el lado del usuario, esto suele ser tan simple como hacer clic en un contacto determinado en la libreta de direcciones de su aplicación y luego seleccionar «llamar». Muchas aplicaciones de telefonía por Internet también permiten la marcación manual, lo que le permite ingresar un número de la otra parte como un sistema telefónico tradicional.
Paso 3. Creación de una conexión de voz
A continuación, el servicio de VoIP intenta establecer una conexión con la otra parte que haya elegido. Aquí, su aplicación se conecta a su proveedor de voz y le dice a sus servidores con qué número está tratando de contactar. Luego, el servidor envía una señal, conocida como «paquetes de datos», al otro número a través de Internet. Según el tipo de servicio de VoIP que esté utilizando, puede comunicarse con teléfonos fijos o números de teléfono internacionales a través de este proceso. (¡Sí, esta tecnología incluso puede funcionar para llamadas de larga distancia e internacionales!)
Paso 4. Transmisión de voz
Si la otra parte contesta su teléfono, se establecerá la conexión y podrán comenzar las comunicaciones de voz. Por su parte, cualquier sonido captado por el micrófono de su dispositivo se convierte en una señal digital. Su aplicación de VoIP luego transmite estas señales a su servidor respectivo y, desde allí, las entrega al dispositivo de la otra parte
Las llamadas VoIP funcionan tan rápido que todo este proceso de cuatro pasos puede realizarse en segundos, lo que garantiza que las llamadas se realicen instantáneamente. Sin embargo, la confiabilidad de su experiencia de VoIP se reducirá a la calidad de su aplicación y proveedor de VoIP, y la calidad de su conexión a Internet.
Aquellos que preguntan «qué es VoIP» deben tener en cuenta, sin embargo, que incluso esta es una versión algo simplificada de cómo funciona.
¿Por qué debo usar VoIP?
Por supuesto, esta explicación por sí sola no aborda las ventajas de VoIP, en particular cuáles son los beneficios de VoIP para las empresas.
En resumen, esta tecnología trae consigo una enorme cantidad de beneficios comerciales, muchos de los cuales son críticos para las empresas de hoy. Pero analicemos las razones individuales que respaldan este punto.
Coste
En comparación con la telefonía analógica, las soluciones de VoIP son mucho más económicas de configurar, personalizar y mantener, especialmente porque su implementación requiere poco o ningún equipo físico. Además, dado que la voz sobre IP funciona a través de Internet y dispositivos conectados a Internet, las instalaciones y el mantenimiento se vuelven mucho más sencillos. Con acceso a las altas capacidades de ancho de banda de la red actual, los datos nunca han sido más baratos.
Escalabilidad
Esto alude a otro beneficio de VoIP: su capacidad de escalar hacia arriba o hacia abajo, especialmente cuando se compara con un sistema telefónico tradicional. Si desea agregar más usuarios, no tendrá que agregar más cableado y conectarlo a un PBX físico. En su lugar, agrega nuevas cuentas a su sistema telefónico VoIP, configura esas cuentas en los dispositivos relevantes y los conecta a Internet.
Este proceso no solo es más rápido y sencillo, sino que también es más barato de llevar a cabo debido a la reducción de mano de obra y equipo necesarios. Además, hay más opciones cuando se trata de dispositivos. Las llamadas de voz sobre IP se pueden realizar a través de hardware dedicado, como teléfonos IP o, más comúnmente, computadoras y teléfonos inteligentes existentes.
Portabilidad
Debido a que VoIP necesita una conexión a Internet para funcionar en lugar de un puerto telefónico dedicado, es posible llevar esta tecnología sobre la marcha. Independientemente de si está utilizando una computadora, un teléfono inteligente u otra pieza de hardware, su softphone funcionará exactamente como lo hace en la oficina. Esto significa que desde cualquier ubicación y desde cualquier dispositivo, un usuario de VoIP puede enviar y recibir llamadas telefónicas desde el mismo número.
A través de esta consistencia, VoIP es casi esencial para el trabajo desde casa y las opciones de trabajo inteligente en las empresas. El trabajo inteligente no solo es una forma comprobada de reducir los gastos y mejorar la productividad, sino que también es un medio fácil de atraer talento a su empresa y mejorar la satisfacción de los empleados.
Usabilidad
A diferencia de la telefonía tradicional, VoIP se puede actualizar con numerosas mejoras para mejorar los flujos de trabajo de la empresa. Un ejemplo son las transcripciones de mensajes de voz, o la transcripción de mensajes de voz a texto y su envío por correo electrónico al usuario correspondiente, lo que ahorra tiempo en las comunicaciones. Sin embargo, VoIP también puede proporcionar transferencias y entregas de llamadas más rápidas, identificador de llamadas, análisis de llamadas, indicadores de estado en línea, listas de contactos personalizables, capacidades de fax, video y más.
Además, los sistemas de telefonía digital suelen integrarse con otro software, como su correo electrónico, calendarios en línea o software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Estas integraciones facilitan principalmente los flujos de trabajo diarios al reducir la cantidad de aplicaciones separadas que los empleados deben abrir para una tarea determinada.
Prueba de futuro
Muchas áreas están eliminando los cables y alambres de cobre. En el Reino Unido, Openreach apagará la red telefónica pública conmutada (PSTN) en diciembre de 2025. En los Estados Unidos, los proveedores de servicios de Internet están cambiando de los sistemas de telefonía tradicionales (POTS) a la banda ancha de fibra. Esto significa que más personas están haciendo esa pregunta repetida de «¿qué es VoIP?» — debido a una necesidad absoluta de actualizar su antiguo PBX o cambiarlo por un teléfono VoIP.
¿Todas las opciones de VoIP son iguales?
Como la mayoría de las tecnologías digitales, los sistemas VoIP están disponibles en una variedad de opciones. Sin embargo, esto se manifiesta como diferencias en su instalación en lugar de muchos cambios notables en el uso por parte del personal.
Sin embargo, cuando pregunte qué es VoIP y cuáles son los mayores beneficios de la voz sobre IP, debe considerar cada una de estas opciones para asegurarse de que su configuración coincida con las necesidades de comunicación de su empresa.
Tipos de Instalaciones VoIP
VoIP local
Los sistemas de telefonía VoIP en las instalaciones funcionan mediante la instalación de un PBX dentro del edificio. Esto es similar a un sistema analógico en el sentido de que es una pieza de hardware físico que normalmente ocupará su propia habitación y se convertirá en parte de su red. La principal diferencia es que, en lugar de cambiar las conexiones telefónicas fijas, una PBX de voz sobre IP alberga un firmware que permite llamadas entrantes y salientes para números basados en Internet.
Una vez que se instala el PBX, se conecta a la red de área local del edificio (generalmente a través de un conmutador administrado) y luego a Internet. Para conectar este PBX a líneas telefónicas analógicas, se puede utilizar un troncal SIP (protocolo de inicio de sesión). Puede obtener más información sobre el enlace troncal SIP y sus ventajas aquí .
Si bien este sistema está ubicado en una ubicación física y ocupa un punto en la red de la oficina, brinda servicios de telefonía a sus cuentas asociadas en cualquier lugar. Siempre que los usuarios estén conectados a Internet, aún pueden realizar y recibir llamadas cuando están fuera de la oficina.
Sin embargo, de todas las opciones posibles de VoIP, un modelo local suele ser el más costoso de instalar. Y debido a que utiliza hardware físico en la ubicación de su empresa, incurre en costos de mantenimiento y horas de mano de obra.
El sistema también será más difícil de expandir, ya que agregar números al PBX por encima de su límite inicial requerirá una actualización física, lo que no es ideal para las empresas que planean expandirse. Además, si el PBX de su empresa está dañado o se desconecta, todos los usuarios asociados con él no podrán realizar ni recibir llamadas.
VoIP alojado
También llamado PBX en la nube, un sistema VoIP alojado no requiere hardware adicional para el usuario final. A diferencia de un sistema local, un sistema alojado funciona completamente a través de Internet: los usuarios conectan sus dispositivos a la web, inician sesión en sus respectivas cuentas y desde allí pueden enviar y recibir llamadas a través del protocolo de Internet.
El hardware real que alberga el sistema de voz sobre IP se encuentra fuera de las instalaciones y, por lo general, es propiedad y está operado por el proveedor respectivo. Efectivamente, la opción alojada significa que su proveedor lo está conectando a su propio hardware, en lugar de descargarle una instancia de su sistema.
Desde el punto de vista de la usabilidad, no existen diferencias significativas entre un PBX alojado y uno local; ambos enrutan llamadas VoIP a través de Internet, y ambos pueden usarse en cualquier lugar donde haya una conexión a Internet.
Dicho esto, el costo de implementar una solución alojada es significativamente más económico y el sistema no incurre en tarifas de mantenimiento en el sitio. La escalabilidad también está cubierta, ya que el PBX no requerirá actualizaciones para expandirse. Aún mejor, las empresas pueden esperar una mayor confiabilidad con un sistema alojado, ya que su proveedor tendrá formas de continuar el servicio en el improbable caso de que uno de sus sistemas principales se desconecte.
En total, una opción alojada es la más fácil y conveniente de usar en casi cualquier contexto, y ofrece beneficios mucho más sustanciales en comparación con un sistema telefónico tradicional.
VoIP híbrido
Sin embargo, para ciertos valores atípicos, el modelo híbrido puede ser el mejor enfoque.
Como su nombre lo indica, una configuración híbrida de voz sobre IP combina los elementos principales de los modelos local y alojado: deja el PBX actual de una empresa en su lugar, pero conecta el sistema al sistema telefónico alojado de un proveedor. Al mismo tiempo, es diferente de ambos modelos porque, aunque el sistema heredado no se reemplaza con hardware específico de VoIP (el nuevo hardware se suma a lo que ya existe), el hardware local sigue siendo parte integral de las telecomunicaciones de la empresa.
Las instalaciones híbridas suelen ser la opción preferida por las empresas que ya cuentan con una infraestructura de telefonía fija. Y por una razón clara: les permite usar sus números analógicos existentes y un sistema telefónico VoIP al mismo tiempo.
Sin embargo, esta instalación incurre en grandes costos iniciales. Posteriormente, el hardware restante requiere mantenimiento, lo que a menudo requiere el acceso de técnicos, ya sea de un proveedor de servicios administrados o del personal interno. Además, en caso de una interrupción en las instalaciones, el sistema telefónico de la compañía local no funcionará, lo que hará que los teléfonos de escritorio queden inutilizables.
Aparte de estos puntos, el modelo híbrido puede tener las mismas capacidades de VoIP que los sistemas locales y en la nube, lo que lo convierte en un término medio potencial para aquellas empresas que aún desean utilizar su sistema telefónico heredado.
¿Qué debo buscar en una solución VoIP?
Por supuesto, incluso ahora que hemos descrito qué es VoIP y cómo puede beneficiar a su negocio, llegamos a una pregunta aún más importante: ¿Qué proveedor de VoIP y cuáles de sus servicios necesita?
La respuesta fácil es que su elección de solución y proveedor de VoIP debe ser uno que respalde sus procesos comerciales y le brinde un camino hacia un ROI medible. Por supuesto, múltiples factores jugarán un papel en el logro de estos objetivos.
Fiabilidad
Cualquier proveedor de servicios de VoIP que valga la pena debería poder brindar servicios en los que pueda confiar de manera segura, tanto en términos de estabilidad de llamadas real como de atención al cliente. Es fundamental que su proveedor elegido pueda retransmitir llamadas de manera consistente y con alta calidad de llamada. Pero si tiene un problema con su PBX, un servicio al cliente bien informado y disponible es imprescindible.
Planes y Precios
La mayoría de las ofertas de VoIP incluyen beneficios que superan con creces un sistema telefónico tradicional pero a un costo menor. Sin embargo, cuando se pregunta si un sistema telefónico VoIP es adecuado para usted, el precio es un factor importante.
No todas las empresas tienen las mismas necesidades en términos de implementación, ni tienen las mismas opciones presupuestarias. Un buen proveedor de VoIP para usted debería poder satisfacer sus necesidades en ambos departamentos sin comprometer la calidad de la instalación o el mantenimiento posterior. Una vez más, esto se aplica independientemente de si opta por un sistema local, en la nube o híbrido.
Si encuentra una opción de VoIP que sea asequible y escalable tal cual, sin que los vendedores ofrezcan descuentos repentinos y convenientes, es una gran señal. Aún mejor es si los planes son fáciles de entender, de modo que no corra el riesgo de celebrar un contrato menos que transparente. Dicho esto, a menudo obtiene lo que paga, ya que las soluciones VoIP de bajo costo a menudo pierden funcionalidades vitales.
Aplicaciones
Como se discutió anteriormente, VoIP puede ser mucho más que llamadas de voz a través de una infraestructura diferente. Para maximizar su inversión, considere si los proveedores incluyen capacidades adicionales como transcripciones de correo de voz, soporte para múltiples dispositivos y funciones similares.
Además, vale la pena investigar si las aplicaciones que desea se pueden usar a través de una sola interfaz o si vienen como piezas de software separadas, ya que la primera opción facilitará la capacitación de los empleados y facilitará el uso diario. Las aplicaciones de VoIP para dispositivos móviles también pueden ser cruciales, ya que los teléfonos inteligentes son vitales para la vida cotidiana en todo el mundo.
Personalización
Dicho esto, es posible que no desee todas las opciones de VoIP que tiene disponible un proveedor, especialmente si los extras tienen un precio adicional. Por lo tanto, un buen proveedor de VoIP debería poder personalizar una solución según las necesidades de su empresa, hasta el punto de ofrecer un paquete de servicios recomendado en función de su situación.
Al igual que un vestido o traje elegante, un sistema telefónico VoIP es algo que usará durante mucho tiempo; lo mejor es que esté hecho a medida para ti.
Seguridad
La desafortunada verdad de Internet es que poner algo en línea lo hace vulnerable a los ataques. Siendo este el caso, es fundamental que sopese la seguridad de un sistema telefónico VoIP determinado junto con todos los demás elementos. Esto significa verificar que el proveedor de servicios establezca medidas de seguridad efectivas, como encriptar sus comunicaciones y datos y emitir actualizaciones.
Sin embargo, vale la pena considerar qué impacto tendrá cualquier medida de seguridad implementada en la usabilidad del sistema y cuánto mantenimiento requerirá la seguridad. Idealmente, un proveedor debería poder mantener las comunicaciones y los datos seguros sin afectar la experiencia del usuario ni aumentar los costos. Siempre es mejor elegir una solución de VoIP que sea segura por diseño.
Qué es VoIP: reflexiones finales y conclusiones principales
Simplemente responder «qué es VoIP» es bastante fácil. El protocolo de voz sobre Internet puede ser, en su forma más simple, solo telecomunicaciones a través de Internet, pero en la práctica, esta tecnología es mucho más. Además de convertirse cada vez más en una necesidad debido a la eliminación gradual de la telefonía tradicional, VoIP representa una mayor productividad y menores gastos mientras disfruta de los beneficios habituales de los servicios telefónicos.
De todos modos, VoIP viene en muchas formas, y esto brinda a las empresas la oportunidad de seleccionar una implementación adecuada para su escenario particular. Como tal, es aún más importante que seleccione un servicio de VoIP que sea relevante para las necesidades y capacidades de su propio negocio. Por eso es crucial que comprenda qué es VoIP y cómo funciona.
Habiendo aprendido toda esta información de VoIP, es fundamental que ahora examine las opciones disponibles y considere cuál es la adecuada para su negocio.
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