Què és VoIP? Per què aquesta nova eina pot transformar les empreses?

El protocol de veu sobre Internet (VoIP) és gairebé essencial per a les comunicacions comercials modernes. Tot i així, és probable que molts professionals es preguntin “¿què és VoIP?” — ja sigui que es refereixin al que significa VoIP o a quines tecnologies més antigues reemplaça.

Per abordar aquestes preguntes i més, profunditzem en la informació sobre els sistemes telefònics VoIP. També l’ajudarem a considerar quina versió de veu sobre IP beneficiarà millor a la seva empresa.

Què és VoIP?

“VoIP” significa “Veu sobre Protocol d’Internet”. És un software que envía i rep trucades de veu a través d’Internet, sovint en lloc d’una línia telefónica tradicional.

La tecnologia VoIP generalment funciona a través de serveis o software, amb major freqüència en el seu PC, telèfon inteligent o en un telèfon VoIP dedicat. Aquest software tradueix els sons rebuts en una señal digital i l’envia a través d’Internet al dispositiu de l’altre extrem.

Són aquests factors de múltiples dispositius i una connexió a Internet els que diferencien VoIP de la telefonia fixa tradicional. Mentre que la telefonia analògica limita els usuaris a un telèfon físic endollat, la veu sobre IP permet realizar trucades des d’una varietat més ample de dispositius. És aquesta distinció el que fa que VoIP sigui tan flexible, especialment per a una oficina amb una gran xarxa d’àrea local.

Encara que tenim tendència a pensar en VoIP com un invent nou, en realitat ha estat en ús des de la década de 1990. Primitius segons els nostres estàndards, els primers serveis de VoIP enviaven senyals de veu a través de connexions d’accés telefònic o cablejat de coure, el que resultava en una qualitat d’àudio més baixa.

No obstant, a mesura que les connexions de banda ampla d’alta velocitat van estar més disponibles, aquesta tecnologia es va tornar més robusta i més accessible per als usuaris promig. A aquestes altures, s’ha tornat més comú en els contextos comercials i personals cotidians.

Ara, VoIP és l’eina de comunicació predeterminada a tot arreu, amb conceptes com softphone, telefonia IP i telèfon VoIP com a pilars en els lèxics comercials.

¿Com funciona VoIP?

Encara que cubrim el fluxe bàsic de com funciona VoIP en la definició anterior, la forma real en la què funciona és més complexa.

Pas 1. Establir una connexió a Internet

Degut a que VoIP només funciona a través d’una connexió a Internet, primer haurà de conectar el dispositiu que desitja utilizar a Internet. Això pot succeïr a través d’una connexió Ethernet o, més comunment, una connexió Wi-Fi. En el cas dels smartphones, també será suficient una connexió de dades 4G o 5G.

Pas 2. Inicii una trucada amb l’aplicació VoIP

Una vegada que s’estableix una connexió a Internet confiable, pot utilizar una aplicación de VoIP per iniciar una trucada telefónica. Des del costat de l’usuari, això sol ser tan sencill com fer clic en un contacte determinat en la llibreta de direccions de la seva aplicació i desprès seleccionar “trucar”. Moltes aplicacions de telefonia per Internet també permeten la marcació manual, el que li permet ingressar un número de l’altra part com un sistema telefònic tradicional.

Pas 3. Creació d’una connexió de veu

A continuació, el servei de VoIP intenta establir una connexió amb l’altra part que hagi escollit. Aqui, la seva aplicació es connecta al seu proveïdor de veu i li diu als seus servidors amb quins números estan intentant contactar. Després, el servidor envia una señal, coneguda com a “paquets de dades”, a l’altre n’umero a través d’Internet. Segons el tipus de servei de VoIP que estigui utilitzant, pot comunicar-se amb telèfons fixes o números de telèfon internacionals a través d’aquest procés. (¡si, aquesta tecnologia inclús pot funcionar per a trucades de llarga distancia i internacionals!)

Pas 4. Transmissió de veu

Si l’altra part contesta el seu telèfon, s’establirà la connexió i podran començar les comunicacions de veu. Per la seva part, qualsevol so captat pel micròfon del seu dispositiu es converteix en una senyal digital. La seva aplicació de VoIP després transmet aquestes senyals al seu servidor respectiu i, des d’allà, les entrega al dispositiu de l’altra part.

Les trucades VoIP funcionen tan ràpid que tot aquest procés de quatr passos pot realitzar-se en segons, el que garantitza que les trucades es realitzen instantàneament. No obstant, la confiabilitat de la seva experiència de VoIP es reduïrà a la qualitat de la seva aplicación i proveïdor de VoIP, i la qualitat de la seva connexió a Internet.

Aquells que pregunten “què és VoIP” han de tenir en compte, no obstant, que inclús aquesta és una versió una mica simplificada de com funciona.

¿Per què he de fer servir VoIP?

Per suposat, aquesta explicació per si sola no aborda els aventatges de VoIP, en particular quins són els beneficis de VoIP per a les empreses.

En resum, aquesta tecnologia porta amb ella mateixa una enorme qualitat de beneficis comercials, molts dels quals són crítics per a les empreses d’avui. Però analitzem les raon individuals que recolzen aquest punt.

Cost

En comparació amb la tecnologia analògica, les solucions de VoIP són molt més econòmiques de configurar, personalitzar i mantener, especialment perque la seva implementació requereix poc o cap equip físic. A més, donat que la veu sobre IP funciona a través d’Internet i dispositius connectats a Internet, les instal·lacions i el manteniment es tornen molt més sencills. Amb accés a les altes capacitat d’ampla de banda de la xarxa actual, les dades mai han estat més econòmiques.

Escalabilitat

Això fa referència a un altre benefici de VoIP: la seva capacitat d’escalar cap amunt o cap avall, especialment quan es comparar amb un sistema telefònic tradicional. Si desitja afegir més usuaris, no haurà d’afegir més cablejat i conectar-lo a un PBX físic. En el seu lloc, afegeix nous comptes al seu sistema telefònic VoIP, configura aquests comptes en els dispositius rellevants i els connecta a Internet.

Aquest procediment no només és més ràpid i sencill, sino que també és més econòmic de portar a terme degut a la reducció de mà d’obra i equips necessaris. A més a més, hi ha més opcions quan es tracta de dispositius. Les trucades de veu sobre IP es poden realitzar a través de hardware dedicat, com ara telèfons IP o, més comuntment, computadores i telèfons inteligents existents.

Portabilitat

Degut a que VoIP necessita una connexió a Internet per a funcionar en lloc d’un port telefònic dedicat, és possible portar aquesta tecnologia sobre la marxa. Independentment de si està utilitzant un PC, un telèfon inteligent o una altra peça de hardware, el seu softphone funcionarà exactament com ho fa a l’oficina. Això significa que des de qualsevol ubicació i des de qualsevol dispositiu, un usuari de VoIP pot enviar i rebre trucades telefòniques des del mateix número.

A través d’aquesta consistència, VoIP és gairebé esencial per treballar des de casa i les opcions de treball inteligent en les empreses. El treball inteligenr no només és una forma comprobada de reduïr despeses i millorar la productivitat, sino que també és un mitjà fácil d’atraure talent a la seva empresa i millorar la satisfacció dels seus treballadors.

Utilitat

A diferència de la telefonia tradicional, VoIP es pot actualitzar amb numeroses millores per millorar els fluxes de feina de l’empresa. Un exemple són les transcripcions de missatges de veu, o la transcripció de missatges de veu a text i el seu enviament per correu electrònic al usuari corresponent, fet que estalvia temps en les comunicacions. No obstant, VoIP també por proporcionar transferències i entregues de trucades més ràpides, identificador de trucades, anàlisis de trucades, indicadors d’estats en línia, llistes de contactes personalitzables, capacitats de fax, vídeo i més.

A més, els sistemes de telefonia digital solen integrar-se amb un altre software, com el seu correu electrònic, calendaris en línia o software de gestió de relació amb els clients (CRM). Aquestes integracions faciliten principalment els fluxes de feina diaris al reduïr la quantitat d’apliacions separades que els treballadors han d’obrir per a una tasca determinada.

Prova de futur

Moltes àrees estan eliminant els cables i els filferros de coure. Al Regne Unit, Openreach apagarà la xarca telefònica pública conmutada (PSTN) el desembre del 2025. Als EEUU, els proveïdors de serveis d’Internet estan canviant dels sistemes de telefonia tradicionals (POTS) a la banda ampla de fibra. Això significa que més persones estan fent aquesta pregunta repetida de “¿què és VoIP?” — degut a una necessitat absoluta d’actualitzar la seva antiga PBX o cambiar-la per un telèfon VoIP.

¿Totes les opcions de VoIP són iguals?

Com la majoria de les tecnologies digitals, els sistemes VoIP estan disponibles en una varietat d’opcions. No obstant, això es manifesta com diferències en la seva instal·lació en lloc de molts canvis notables en el seu ús per part del personal.

No obstant, quan pregunti què és VoIP quins són els majors beneficis de la veu sobre IP, ha de considerar cada una d’aquestes opcions per asegurar-se de que la seva configuració coincideix amb les necessitats de comunicació de la seva empresa.

Tipus de instal·lacions VoIP

VoIP local

Els sistemes de telefonia VoIP en les instal·lacions funcionen mitjançant la instal·lació d’una PBX dins de l’edifici. Això és similar a un sistema analògic en el sentit que és una peça de hardware físic que normalment ocuparà la seva propia habitació i es convertirà en part de la seva xarxa. La principal diferència és que, en lloc de canviar les connexions telefòniques fixes, una PBX de veu sobre IP alberga un firmware que permet trucades entrants i sortints per a números basats en Internet.

Una vegada que s’instal·la la PBX, es connecta a la xarxa d’àrea local de l’edifici (generalment a través d’un conmutador administrat) o després a Internet. Per conectar aquesta PBX a línies telefòniques analògiques, es pot utilizar un troncal SIP (protocol d’inici de sessió). Pot obtener més informació sobre l’enllaç troncal SIP i les seves avantatges aquí.

Si bé aquest sistema està ubicat en una ubicació física i ocupa un punt en la xarxa de l’oficina, brinda serveis de telefonia als seus comptes associats en qualsevol lloc. Sempre que els usuaris estiguin connectats a Internet, encara poden realitzar i rebre trucades quan estan fora de l’oficina.

No obstant, de totes les opcions possibles de VoIP, un model local sol ser el més costós de instal·lar. I degut a que utilitza hardware físic en la ubicació de la seva empresa, incorre en costos de manteniment i hores de mà d’obra.

El sistema també serà més difícil d’expandir, ja que afegir números a la PBX per sobre del seu límit inicial requerirà una actualització física, el que no és ideal per a les empreses que planegen expandir-se. A més, si la PBX de la seva empresa està danyada o es desconnecta, tots els usuaris associats a ella no podran realitzar ni rebre trucades.

VoIP allotjat

També anomenat PBX en el núvol, un sistema VoIP allotjat no requereix hardware addicional per a l’usuari final. A diferència d’un sistema local, un sistema allotjat funciona completament a través d’Internet: els usuaris connecten els seus dispositius al web, inicien sessió en els seus respectius comptes i des d’allà poden enviar i rebre trucades a través del protocol d’Internet.

El hardware real que alberga el sistema de veu sobre IP es troba fora de les instal·lacions i, en general, és propietat i està operat per l’operador respectiu. Efectivament, l’opció allotjada significa que el seu proveïdor l’està connectant al seu propi hardware, en lloc de descarregar-li una instància del seu sistema.

Des del punt de vista de la utilitat, no existeixen diferències significatives entre una PBX allotjada i una de local; ambdues enruten trucades VoIP a través d’Internet, i ambdues poden fer-se servir a qualsevol lloc on hi hagi una connexió a Internet.

Dit això, el cost d’mplementar una solució allotjada és significativament més econòmic i el sistema no incorre en tarifes de manteniment en el lloc. La escalabilitat també està coberta, ja que la PBX no requerirà actualitzacions per a expandir-se. Encara millor, les empreses poden esperar una major confiabilitat amb un sistema allotjat, ja que el seu proveïdor tindrà formes de continuar el servei en l’improbable cas que un dels seus sistemes principals es desconnecti.

En total, una opció allotjada és la més fàcil i convenient de fer servir en gairebé qualsevol context, i ofereix beneficis molt més substancials en comparació amb un sistema telefònic tradicional.

VoIP híbrit

No obstant, per a certs valors atípics, el model híbrit por ser el millor enfocament.

Com el seu nom indica, una configuración híbrida de veu sobre IP combina els elements principals dels models local i allotjat: deixa la PBX actual d’una empresa al seu lloc, però connecta el sistema al sistema telefònic allotjat d’un proveïdor. Al mateix temps, és diferent d’ambdòs models perque, encara que el sistema heretat no es reemplaça amb hardware específic de VoIP (el nou hardware es suma al que ja existeix), el hardware local segueix sent part integral de les telecomunicacions de l’empresa.

Les instal·lacions híbrides acostumen a ser l’opció preferida per les empreses que ja compten amb una infraestructura de telefonia fixa. I per una raó clara: els permet utilizar els seus números analògics existents i un sistema telefònic VoIP al mateix temps.

No obstant, aquesta instal·lació comporta grans despeses inicials. Posteriorment, el hardware restant requereix manteniment, el que fa que sovint requereixi l’accés de tècnics, ja sigui d’un proveïdor de serveis administrats o del personal interí. A més, en el cas d’una interrupció en les instal·lacions, el sistema telefònic de la companyia local no funcionarà, fet que farà que els telèfons d’escriptori quedin inutilitzables.

A part d’aquests punts, el model híbrit por tenir les mateixes capacitats de VoIP que els sistemes locals i al núvol, fet que el converteix en un terme mig potencial per a aquelles empreses que encara desitgen utilizar el seu sistema telefònic heretat.

¿Què he de buscar en una solució VoIP?

Per suposat, inclús ara que hem descrit què és VoIP i com pot beneficiar al seu negoci, arribem a una pregunta encara més important: ¿Quin proveïdor de VoIP i quins dels seus serveis necessita?

La resposta fàcil és que la seva tria de solució i proveïdor de VoIP ha de ser un que recolzi els seus procesos comercials i li brindi un camí cap a un ROI mesurable. Per suposat, múltiples factors jugaran un paper en l’assoliment d’aquesta fita.

Fiabilitat

Qualsevol proveïdor de serveis de VoIP que valgui la pena hauria de poder oferir serveis en els que es pugui confiar de manera segura, tant en termes d’estabilitat de trucades real com d’atenció al client. És fonamental que el seu proveïdor escollit pugui transmetre trucades de manera consistent i amb alta qualitat de trucada. Però su té un problema amb la seva PBX, un servei al client ben informat i disponible és imprescindible.

Plans i preus

La majoria de les ofertes de VoIP inclouen beneficis que superen amb escreix un sistema telefònic tradicional però a un cost menor. No obstant, quan es pregunta si un sistema telefònic VoIP és adequat per a vostè, el preu és un factor important.

No totes les empreses tenen les mateixes necessitats en termes de implementació, ni tenen les mateixes opcions pressupostàries. Un bon proveïdor VoIP per a vostè hauria de poder satisfer les seves necessitats en ambdòs departaments sense comprometre la qualitat de la instal·lació o el manteniment posterior. Una vegada més. Això s’aplica independentment de si opta per un sistema local, en el núvol o híbrit.

Si trobes una opció de VoIP que sigui assequible i escalable tal qual, sense que el venedors ofereixen descomptes sobtats i convenients, és un gran senyal. Encara millor és si els plans són fàcils d’entendre, de manera que no corri el risc de celebrar un contracte menys que transparent. Dit això, sovint s’obté el que es paga, ja que les solucions VoIP de baix cost sovint perden funcionalitat vitals.

Aplicacions

Com ja hem discutit anteriorment, VoIP pot ser molt més que trucades de Veu a través d’una infraestructura diferent. Per tal de maximitzar la seva inversió, consideri si els proveïdors inclouen capacitats addicionals com transcripcions de correu de veu, soport per a múltiples dispositius i funcions similars.

A més, val la pena investigar si les aplicacions que desitja es poden utilizar a través d’una sola interfaz o si venen com a peces de software separades, ja que la primera opció facilitarà la capacitació dels treballadors i facilitarà el seu ús diari. Les aplicacions de VoIP per a dispositius mòbils també poden ser crucials, ja que els telèfons inteligents són vitals per a la vida quotidiana en tot el món.

Personalització

Dit això, és possible que no desitgi totes les opcions de VoIP que té disponibles un proveïdor, especialmente si els extres tenen un preu addicional. Per tant, un bon proveïdor de VoIP hauria de poder personalitzar una solució segons les necessitats de la seva empresa, fins el punt d’oferir un paquet de serveis recomenat en funció de la seva situació.

Igual que un vestit o un trage elegant, un sistema telefònic VoIP és una eina que vostè farà servir durant molt de temps; la millor opció és que estigui fet a la seva mesura.

Seguretat

La desafortunada veritat de Internet és que posar alguna cosa en línia ho fa vulnerable als atacs. Éssent aquest el cas, és fonamental que sopesi la seguretat d’un sistema telefònic VoIP determinat juntament amb tots els altres elements. Això significa verificar que el proveïdor de serveis estableixi mesures de seguretat efectives, com encriptar les seves comunicacions i dades i emetre actualitzacions.

No obstant, val la pena considerar quin impacte tindrà qualsevol mesura de seguretat implementada en la utilitat del sistema i quant manteniment requerirà la seguretat. Idealment, un preoveïdor hauria de poder mantener les comunicacions i les dades segures sense afectar l’esperiència de l’usuari ni augmentar les despeses. Sempre és millor escollir una solución de VoIP que sigui segura per disseny.

Què és VoIP: reflexions finals i conclusions principals

Simplement contestar “què és VoIP” és força fàcil. El protocol de veu sobre Internet pot ser, en la seva forma més simple, només telecomunicacions a través d’Internet, però a la pràctica, aquesta tecnologia és molt més. A més de convertir-se cada cop més en una necessitat degut a l’eliminació graduat de la telefonia tradicional, VoIP representa una major productivitat i menys despeses mentre gaudeix dels beneficis habituals dels serveis telefònics.

De totes maneres, VoIP ve en moltes maneres, i això brinda a les empreses l’oportunitat de seleccionar una implementació adequada pel seu escenari particular. Com a tal, es encara més important que seleccioni un servei de VoIP que sigui rellevant per les necessitats i capacitats del seu propi negoci. Per això és crucial que comprengui què és la VoIP i com fuciona.

Havent après tota aquesta informació de VoIP, és fonamental que ara examini les opcions disponibles i consideri quina és l’adequada pel seu negoci.

Una opció excepcional per un servei de VoIP és Wildix. La primera solució de comunicacions digitals construïda per augmentar les ventes, Wildix té una interfaz convenient basada en navegador i seguretat integrada directament en l’arquitectura del sistema. Wildix presenta una flexibilitat increible en la implementació i s’ha guanyat un lloc en el quadrant màgic de Gartner.

Obtingui més informació sobre el que fa que Wildix sigui diferent amb els nostres llibres blancs sobre seguretat, treball inteligent i VoIP per la continuitat del negoci.