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La automatización de procesos es una revolución en la forma de abordar los flujos de trabajo. Estos son los conceptos básicos de cómo funciona en los negocios.
En el corazón de cualquier pieza útil de tecnología está el concepto de hacer que un proceso complicado sea más fácil. Pocas tendencias en la tecnología digital ejemplifican mejor esta idea que la automatización, o que una máquina realice la mayor parte (si no toda) de una tarea por su cuenta.
Sin embargo, incluso con cuánto ha avanzado y se ha abierto la tecnología, puede parecer que la automatización está fuera del alcance de las pequeñas y medianas empresas. Muchos tienen la creencia implícita de que la automatización solo puede ocurrir a gran escala y para procedimientos más grandes, lo que la hace irrelevante para la mayoría del trabajo de oficina o los flujos de trabajo entre bastidores.
Pero esto no podría estar más lejos de la verdad. Con el conjunto adecuado de herramientas, incluso una empresa en sus inicios puede convertir tareas menores pero importantes en procesos automatizados. Mejor aún, al transferir la responsabilidad de estos procesos de los humanos a las máquinas, las empresas podrán ganar tiempo, dinero e incluso una mayor aprobación de los empleados.
Vea cómo ese proceso puede comenzar a unirse con esta descripción general de la automatización de procesos digitales.
¿Qué es la automatización?
Primero debe aclararse que cuando decimos «automatización» en este contexto, no estamos hablando de robots que construyen automóviles o líneas de montaje físicas. Eso es lo que se conoce como «automatización robótica», que, si bien es valiosa en ciertos contextos comerciales, está fuera del alcance y la necesidad de la gran mayoría de las empresas.
Más bien, de lo que estamos hablando aquí es de «automatización de procesos»: el uso de software, especialmente AI, para llevar a cabo automáticamente los procedimientos de trabajo. En la práctica, esto generalmente se refiere a la automatización de partes más secundarias de los flujos de trabajo, como completar documentos y bases de datos.
En este contexto, estamos pensando más en lo que sucede dentro de una computadora o detrás de una pantalla, no tanto en robots reales que manejan tareas físicas (por más agradable que pueda ser en una amplia variedad de entornos de oficina).
Beneficios de la automatización
Fácilmente, las dos mayores ventajas de la automatización de procedimientos son las reducciones en el tiempo y los costos de entrega. Con procesos de optimización de software, la operación real en casi todos los casos tomará mucho menos tiempo para completarse.
Esto, naturalmente, lleva ese paso en el flujo de trabajo a un cierre mucho más rápido y lleva el proyecto general a la línea de meta antes. Y dado que menos tiempo dedicado a una tarea significa menos jornada laboral del empleado dedicada a ese paso, la empresa gasta menos en términos de salarios y sueldos para completarla.
Quizás lo más importante es que este tiempo reducido a menudo también tendrá un efecto acumulativo. Si automatiza las tareas que imponen un cuello de botella significativo en las operaciones futuras, el flujo de trabajo resultante se liberará y procederá mucho más rápido. En otras palabras, la automatización estratégica mejorará la velocidad de los procesos de trabajo en su conjunto.
Esto se suma a otros beneficios significativos:
Errores reducidos
Para la mayoría de las tareas rutinarias, como la entrada de datos, el archivo y el análisis básico, la IA y el software suelen cometer muchos menos errores que los empleados (después de todo, se llama «error humano» por una razón). Cambiar la responsabilidad a la automatización reduce estos errores además de brindar a los empleados una mayor oportunidad de detectar cualquier error potencial gracias al tiempo liberado en los flujos de trabajo.
Control centralizado
Dado que la automatización, por definición, pone el procedimiento real en manos del software, los detalles finos de ese procedimiento pueden modificarse cambiando el propio software. Esto permite que la gerencia implemente la política estándar en esos procedimientos de manera más confiable y genere resultados más consistentes. Además, la administración obtendrá una ventana singular sobre cómo se llevan a cabo estas operaciones, ya que necesitarán examinar solo cómo se comporta ese software en lugar de evaluar el desempeño de varios empleados.
Mejora de la moral de la empresa
La frase «tareas serviles» tiene una connotación negativa por una razón: el trabajo de esa naturaleza es aburrido y, para ser franco, la mayoría de los empleados preferiría no hacerlo. Al descargar estos procesos en el software, los trabajadores ya no tienen que gastar energía en partes mundanas de su trabajo, lo que significa que pueden concentrarse en tareas intelectualmente atractivas. Eso, por supuesto, conduce a una fuerza laboral más feliz y más comprometida con sus responsabilidades e incluso con su empresa.
Mayor innovación
De la misma manera, menos energía gastada en tareas domésticas libera a los empleados para reinvertir sus esfuerzos en otros lugares, particularmente en elementos más complicados de su trabajo. Por un lado, esto permite un mayor entusiasmo hacia esas áreas principales, ya que los empleados pueden dedicar más atención a esas responsabilidades principales.
Al mismo tiempo, debido a que su enfoque se mantiene singularmente en los principales esfuerzos de pensamiento intensivo, les resultará más fácil mantener la atención en la resolución de problemas y la creatividad. Eso permite una mayor innovación en todos los niveles de una empresa, lo que en sí mismo es una inversión invaluable.
Mayor satisfacción del cliente
Probablemente no hace falta decirlo, pero los costos más bajos, una mayor precisión y una implementación más rápida también conducen a clientes más felices. Con la forma en que el tiempo y el dinero ahorrados a través de la automatización se trasladan a lo largo de la línea, esos ahorros pueden transferirse fácilmente al cliente para obtener un paquete más competitivo. Dado que la mayor satisfacción resultante puede traducirse fácilmente en una mayor lealtad del cliente, la recompensa aquí es potencialmente enorme.
¿Qué trámites se pueden automatizar?
Aunque en teoría puede automatizar casi todo, desde la clasificación de datos hasta la escritura de contenido real, en la práctica, la implementación de la automatización lleva tiempo. Además, siempre habrá casos en los que la creatividad humana supere significativamente la calidad que ofrecen las máquinas.
Al considerar qué automatizar, es crucial evaluar primero cómo se verá la calidad de la salida y luego cuánto tiempo y dinero tendrá que gastar en el cambio. Si la calidad está a la altura de los estándares aceptables, entonces puede comenzar a sopesar si los gastos necesarios valdrán la pena el gasto consecuente.
Con este marco general en mente, normalmente es más valioso automatizar tareas que son:
- Alto volumen
- Realizado a menudo
- Predecible en términos de resultados
- Tiempo sensible
- Altamente impactante en futuras tareas
Recuerde, la automatización de tareas tiende a crear el mayor beneficio cuando se liberan los cuellos de botella y se elimina la necesidad de realizar operaciones mundanas. Antes de automatizar partes más complejas de su flujo de trabajo, intente comenzar con aquellos elementos que, si bien son relativamente fáciles de realizar, juegan un papel importante en los procedimientos posteriores.
Algunos ejemplos incluirían:
Transcripciones de llamadas :
Especialmente cuando se llama a clientes potenciales, la transcripción automática de llamadas garantiza que los empleados no tengan que concentrarse en tomar notas, lo que permite concentrarse más en la conversación. Aún mejor, si el software de transcripción selecciona puntos importantes de esa transcripción, moviendo el plomo por la tubería más rápidamente.
Órdenes de venta :
Crear y luego completar formularios de pedido basados en la comunicación de un cliente puede llevar mucho tiempo y deja mucho margen para el error humano. Pero, alternativamente, si el software automatizado puede simplemente acceder a estas comunicaciones y extraer los datos relevantes, todo el proceso se vuelve más rápido y preciso, lo que hace que el viaje del cliente avance rápidamente.
Entrada de base de datos :
La entrada de datos es una de las variedades de trabajo más tediosas delegadas a los equipos de ventas. Además, cuantos más datos estén involucrados en este proceso y cuanto más dure, más posibilidades habrá de que los empleados pierdan información o la ingresen incorrectamente. Sin embargo, si los representantes de ventas individuales pueden simplemente dejar que el software agregue estos datos y luego clasifique la información de contacto para clientes potenciales y clientes, esa frustración se desvanece en una bocanada de humo.
Además, la precisión mejora, ya que la automatización transfiere todos los datos disponibles exactamente como se recibieron por primera vez.
Análisis de datos:
Encontrar tendencias básicas y diferenciales dentro de los datos es una aventura de pesadilla cuando se hace manualmente, lo que requiere horas de estudio de hojas de cálculo y celdas. Sin embargo, entregar el proceso al software hace que los análisis se completen en una fracción del tiempo y evita a los empleados innumerables dolores de cabeza.
Atención al cliente:
Incluso si tiene la intención de brindarles a los clientes representantes reales y en vivo con quienes hablar, la automatización puede garantizar que sus clientes obtengan una respuesta inicial cuando se comunican por primera vez.
Los chatbots o las rutinas personalizadas para los complementos de chat del sitio web son una forma rápida de dar a los visitantes de la web un reconocimiento rápido, al igual que los mensajes de voz automatizados para el número de teléfono de su empresa.
Análisis de rendimiento:
Localizar las ralentizaciones en el rendimiento de los empleados no siempre es fácil, especialmente en departamentos con un rendimiento y actividad diarios significativos, como un centro de llamadas. Sin embargo, al crear un proceso de recopilación de datos automatizado, las empresas pueden recopilar el desempeño de empleados individuales en una base de datos central para su análisis.
Además de descubrir dónde ocurren los cuellos de botella, esto es excelente para comprender dónde brillan ciertos empleados, permitiendo que la gerencia use su ejemplo para mejorar los procedimientos.
Tenga en cuenta que estos son solo algunos ejemplos de lo que puede lograr el principio básico de la automatización. Al igual que con tantas partes de la tecnología comercial, la naturaleza exacta de la automatización de procesos dependerá de lo que haga su empresa y cómo lo logre.
Conclusiones principales
La automatización de procesos no siempre se considera al alcance de las empresas, pero en realidad vale la pena analizarla. Desde el ahorro de tiempo y dinero hasta la retención de una mayor parte de su base de clientes, el retorno de la inversión de la automatización inteligente puede ser enorme. Esos avances por sí solos significan que vale la pena investigar si su empresa tiene los medios para iniciar ese proceso.
Y lo más probable es que tenga algunas tareas o componentes en un flujo de trabajo a los que se les pueda dar esta automatización. Especialmente a medida que avanzamos hacia la transformación digital y la nube, los procedimientos se vuelven cada vez más digitales por naturaleza; eso significa que hay un amplio espacio para permitir que el software se haga cargo de los sectores mundanos del trabajo y aumente tanto la velocidad de entrega como el compromiso de los empleados.
Aún así, recuerde que la automatización no produce resultados de calidad uniforme, ni se puede implementar de manera rápida y económica en cada instancia. En lugar de intentar automatizar un gran conjunto de tareas a la vez, concéntrese en aquellas partes del flujo de trabajo donde un rendimiento más rápido y una mayor precisión tendrán el mayor impacto. Como ocurre con la mayoría de las tecnologías, el uso estratégico de la automatización será en todos los casos más beneficioso que un enfoque demasiado amplio.
Sin embargo, si tiene en cuenta estos beneficios y consideraciones principales, puede obtener fácilmente los beneficios de un flujo de trabajo digital con la máxima eficiencia.