La automatització de tasques és una revolució en la manera d’abordar els fluxes de feina. Aquests són els conceptes bàsics de com funciona en els negocis.

Al cor de qualsevol peça útil de tecnologia hi ha el concepte de fer que un procés complicat sigui més fàcil. Poques tendències en la tecnologia digital exemplifiquen millor aquesta idea que la automatització, o que una màquina realitzi la major part (sino tota) d’una tasca pel seu compte.

No obstant, inclús amb tot el que ha avançat i s’ha obert la tecnologia, pot semblar que l’automatització està fora de l’abast de les petites i mitjanes empreses. Molts tenen la creença implícita que l’automatizació només es pot donar a gran escala i per procediments més grans, fet que la fa irrellevant per la majoria de la feina d’oficina o els fluxes de treballs entre bastidors.

Però això no podria estar més lluny de la veritat. Amb el conjunt adequat d’eines, inclús una empresa en els seus inicis pot converir tasques menors però importants en procediments automatitzats. Millor encara, quan es transfereix la responsabilitat d’aquests procediments dels humans a les màquines, les empreses poden guanyar temps, diners i inclús una més gran aprobació per part dels treballadors.

Vegi com aquest procés pot començar a unir-se amb aquesta descripció general de la automatització de processos digitals.

Què és la automatització?

Primer de tot s’ha d’aclarir que quan diem “automatització” en aquest context, no estem parlant de robots que construeixen automòbils o línies de muntatge físiques. Això és el que es coneix com a “automatització robótica”, que, si bé és valiosa en certs contextos comercials, està fora de l’abast i la necessitat de la gran majoria de les empreses.

Automatització

Més aviat, del que estem parlan taqué és de “automatització de processos”: l’ús de software, especialmente AI, per portat a terme automàticament  els procediments de la feina. A la pràctica, això generalment es refereix a l’automatització de parts més secundàries dels fluxes de feina, com completar documents i bases de dades. 

En aquest context, estem pensant més en el que succeeix dins d’un PC o darrera d’una pantalla, no tant en robots reals que manegen tasques físiques (per més agradable que pugui ser en una àmplia varietat d’entorns d’oficina).

Beneficis de la automatització

Fàcilment, els dos més grans avantatges de procediments són les reduccions en el temps i les despeses d’entrega. Amb processos d’optimització de software, l’operació real en gairebé tots els casos prendrà molt menys temps per a completar-se.

Això, naturalment, porta aquest fluxe de feina a un tancament més ràpid, i porta el porta el projecte general a la línia de meta abans. I donat que menys temps dedicat a una tasca significa menys jornada laboral del treballador dedicada a aquest pas, l’empresa gasta menys en termes de salaris i sous per completar-la.

https://abacom.cat/ca/el-seu-crm-es-gairebe-inutil-sense-comunicacions-integrades/

Potser el més important és que aquest temps reduït sovint també tindrà un efecte acumulatiu. Si automatitza les tasques que imposen un coll d’ampolla significatiu en les operacions futures, el fluxe de feina resultant es lliberarà i procedirà molt més depressa. En altres paraules, l’automatització estratégica millorarà la velocitat dels processos de feina en el seu conjunt.

Això es suma a d’altres beneficis significatius:

Errors reduïts

Per la majoria de tasques rutinàries, com l’entrada de dades, l’arxiu i l’anàlisis bàsic, la IA i el software acostumen a cometre molts menys errors que els treballadors (després de tot, s’anomena “error humà per alguna raó). Canviar la responsabilitat a l’automatització redueix aquestes errades a més de brindar als treballadors una major oportunitat de detectar qualsevol error potencial gràcies al temps alliberat als fluxes de treball.

Control centralitzat

Donat que l’automatització, per definició, posa el procediment real en mans del software, els detalls fins d’aquest procediment poden modificar-se canviant el propi software. Això permet que la gerència implementi la política estàndard en aquests procediments d’una manera més confiable i generi uns resultats més consistents. A més, l’administració obtindrà una finestra singular sobre com es porten a terme aquestes operacions, ja que necessitaran examinar només com es comporta aquest software en lloc d’evaluar el desenvolupament de vàris treballadors.

Automatització

Millora de la moral de l’empresa

La frase “tasques servils” té una connotació negativa per una raó: la feina d’aquesta naturalesa és aburrida, i per ser franc, la majoria dels treballadors preferiria no fer-la. Al descarregar aquests processos al software, els treballadors ja no han de gastar energia en parts mundanes de la seva feina, el que significa que poden concentrar-se en tasques intel·lectualment atractives. Això, per suposat, condueix a una força laboral més feliç i més compromesa amb les seves responsabilitats, inclús amb la seva empresa.

Major innovació

De la mateixa manera, menys energia gastada en tasques domèstiques allibera als treballadors per reinvertir els seus esforços a d’altres llocs, particularment en elements més complicats de la seva feina. Per un costat, això permet un més gran entusiasme cap a aquestes àrees principals, ja que els treballadors poden dedicar més atenció a aquestes responsabilitats pricipals.

Al mateix temps, a causa que el seu enfoc es manté singularment en els principals esforços de pensament intensiu, els resultarà més fàcil mantenir l’atenció en la resolució de problemes i la creativitat. Això permet una major innovació a tots nivells d’una empresa, fet que en sí mateix és una inversió invaluable.

Major satisfacció del client

Probablement no fa falta dir-ho, però menors despeses, més alta precisió i una implementació més ràpida en porten a clients més feliços. Amb la manera en què el temps i els diners estalviats a través de l’automatització es traslladen al llarg de la línia, aquests estalvis es poden transferir fàcilment al client per obtenir un paquet més competitiu. Donat que la major satisfacció resultant pot traduïr-se fàcilment en una més alta lleialtat del client, la recompensa aquí és potencialment enorme.

Quins tràmits es poden automatitzar?

Encara que en teoria pot automatitzar gairebé tot, des de la classificació de dades fins l’escriptura de contingut real, a la pràctica, la implementació de l’automatització porta temps. A més, sempre hi haurà casos en els que la creativitat humana superi significativament la qualitat que ofereixen les màquines.

Al considerar qué cal automatitzar, és crucial primer avaluar com es veurà la qualitat de la sortida i després quant temps i diners haurà de gastar en el canvi. Si la qualitat està a l’alçada dels estàndars aceptables, aleshores pot començar a sospesar si les despeses necessàries valdran la pena la despesa conseqüent.

Amb aquest marc general al cap, normalment és més valuós automatitzar tasques que són:

  • Alt volum
  • Realitzat sovint
  • Predictible en termes de resultats
  • Temps sensible
  • Altament impactant en futures tasques

Recordi, l’automatització de tasques tendeix a crear el major benefici quan s’alliberan els colls d’ampolla i s’elimina la necessitat de realitzar operacions mundanes. Abans d’automatitzar parts més complexes del seu fluxe de feina, intenti començar amb aquells elements que, si bé són relativament fàcils de realitzar, juguen un paper important en els procediments posteriors.

Alguns exemples inclourien:

Transcripcions de trucades:

Especialment quan es truca a clients potencials, la transcripció automàtica de trucades garantitza que els treballadors no hagin de concentrar-se en pendre notes, cosa que permet concentrar-se més en la conversa. Encara millor, si el software de transcripció selecciona punts importants d’aquesta transcripció, movent el plom per la tubería més ràpidament.

https://abacom.cat/ca/els-productes-wildix-i-lexperiencia-del-client/

Ordres de venda:

Crear i després completar formularis de comanda basats en la comunicació d’un client pot portar molt de temps i deixa molt marge per l’error humà. Però, alternativament, si el software automatitzat pot sencillament accedir a aquestes comunicacions i extreure les dades rellevants, tot el procés es torna més ràpid i precís, cosa que fa que el viatge del client avanci ràpidament.

Automatització

Entrada de base de dades : 

L’entrada de dades és una de les variants de feina més tediosa delegades als equips de ventes. A més, quantes més dades estiguin involucrades en aquest procediment i quan més duri, més possibilitats hi haurà de que els treballadors perdin informació o la ingressin incorrectament. No obstant, si els representants de vendes individuals poden simplement deixar que el software afegeixi aquestes dades i després classifiqui la informació de contacte per clients potencials i clients, aquesta frustració desapareix en una glopada de fum.

A més, la precisió millora, ja que l’automatització transfereix totes les dades disponibles exactament com es van rebre per primera vegada.

Anàlisis de dades: 

Trobar tendències bàsiques i diferenciadores dins de les dades és una aventura de mal de cap quan es fa manualment, el que requereix hores d’estudi de fulls de càlcul i cel·les. No obstant, entregar el procés al software fa que els anàlisis es completin en una fracció del temps i evita que als treballados incomptables mals de cap.

Atenció al client: 

Inclús si tenen la intenció de brindar als clients representants reals i en viu amb els que parlar, l’automatització pot garantir que els seus clients obtinguin una resposta inicial quan es comuniquen per primera vegada.

Els chatbots o les rutines personalitzades pels complements de chat del lloc web són una manera ràpida de donar als visitants del web un reconeixement ràpid, igual que els missatges de veu automatitzats pel número de telèfon de la seva empresa.

Anàlisis de rendiment: 

Localitzar els alentiments en el rendiment dels treballadors no sempre és fàcil, especialmente en el departamento amb un rendiment i activitat diaris significatius, com un centre de trucades. No obstant, al crear un procés de recopilació de dades automatitzat, les empreses poden recopilar el desenvolupament de treballadors individuals en una base de dades central per al seu anàlisis.

A més de descubrir on es troben els colls d’ampolla, això és excel·lent per comprendre on brillen certs treballadors, permetent que la gerència utilitzi el seu exemple per millorar els procediments.

Tingui en compte que aquests són només alguns exemples del que pota conseguir el principi bàsic de l’automatizació. Al igual que amb tantes parts de la tecnologia comercial, la naturalesa exacta de l’automatització de procediments dependrà del que faci la seva empresa i de com ho aconsegueixi.

Conclusions principals

Automatització

L’automatització de procediments no sempre es considera a l’abast de les empreses, però en realitat val la pena analitzar-la. Des de l’estalvi de temps i diners fins la retenció d’una major part de la seva base de clients, el retorn de la inversió de l’automatització intel·ligent pot ser enorme. Aquests avenços per si mateixos signifiquen que val la pena investigar si la seva empresa té els mitjans per iniciar aquest procediment.

I el més probable és que tingui algunes tasques o components en un fluxe de feina als que es pugui donar aquesta automatització. Especialment a mesura que avancem cap a la transformació digital i el núvol, els procediments es tornen cada vegada més digitals per naturalesa; això significa que hi ha un ampli espai per permetre que el software s’encarregui dels sectors mundans de la feina i augmenti tant la velocitat d’entrega com el compromís dels treballadors.

Encara així, recordi que l’automatització no produeix resultats de qualitat uniforme, no es pot implementar de manera ràpida i econòmica en cada instància. En lloc d’intentar automatitzar un gran conjunt de tasques a la vegada, concentri´s en aquelles parts del fluxe de feina on un rendiment més ràpid i una major precisió tindran un major impacte. Com passa amb la majoria de les tecnologies, l’ús estratègic de l’automatització serà en tots els casos més beneficiós que un enfocament massa ampli.

No obstant, si té en compte aquests beneficis i consideracions principals, pot obtenir fàcilment els beneficis d’un fluxe de feina digital amb la máxima eficiència.